La mayoría de los problemas que tenemos que resolver en el trabajo son demasiado grandes para que cualquier individuo los pueda manejar solo. Se necesitan demasiadas áreas de conocimiento diferentes para tener éxito. Los proyectos requieren demasiado tiempo para que una sola persona los realice de manera oportuna.
Como resultado, estos proyectos deben realizarse de manera colaborativa. Lamentablemente, las colaboraciones eficaces no surgen de forma natural. Hay que construirlas. Y no enseñamos a la gente cómo hacer esto bien. La mayor parte de nuestra educación es como un entrenamiento para un deporte individual, mientras que gran parte de la vida laboral es un deporte de equipo.
Aquí hay tres grandes errores que comete la gente a la hora de colaborar:
La colaboración funciona mejor cuando todos tienen claro lo que se espera de ellos. Los miembros deben agregarse a un equipo porque tienen algo que aportar. Las funciones que se espera que desempeñen las personas deben delinearse en las primeras etapas del proceso.
La falta de asignaciones claras crea dos problemas. En primer lugar, conduce a la duplicación de esfuerzos. Es probable que varias personas avancen con elementos de un proyecto sin saber que otra persona está haciendo lo mismo. Es frustrante dedicar mucho tiempo a algo y descubrir que alguien más también ha trabajado en el mismo aspecto del proyecto.
En segundo lugar, también puede conducir a la inacción. Cuando formás parte de un proyecto, también serás reacio a pisar los pies de otras personas. Los proyectos pueden terminar avanzando lentamente porque las personas no están seguras de qué aspectos del proyecto son los que se supone que deben abordar.
Un equipo solo puede trabajar en conjunto de manera efectiva si todos se ocupan de los aspectos del proyecto que se les asignan y los combinan de manera efectiva para crear un todo que sea mayor que la suma de sus partes. Para que cada persona del equipo pueda hacer su trabajo, tiene que haber confianza.
En ausencia de esa confianza, empiezas a ver que algunos miembros del equipo invaden el trabajo de otros. Un miembro del equipo que microgestiona el trabajo de los demás actúa por falta de confianza en que los demás harán bien su trabajo. Los miembros del equipo que hacen o rehacen proactivamente el trabajo que otros han hecho también muestran falta de confianza.
Hay dos dimensiones de la confianza a considerar. Una es que hay que desarrollar la confianza en que las personas del equipo son lo suficientemente buenas en su trabajo como para realizarlo sin mucha supervisión. (Si hay inquietudes sobre esto, se deben discutir con los supervisores que realizaron las asignaciones en lugar de asumir la supervisión usted mismo).
La segunda es que hay que reconocer que cuando se trabaja en equipo, el proyecto puede resultar diferente a lo que hubiera hecho una persona sola. Puede resultar difícil ver que un proyecto avance en una dirección diferente a la que usted había imaginado. Es importante preguntarse si le preocupa que el proyecto vaya en una mala dirección o simplemente en una dirección que no planeó.
Un error de colaboración común para muchos equipos es que no tienen a nadie que administre el proyecto. La gestión de proyectos es una habilidad subestimada que debe involucrarse de manera más explícita en proyectos colaborativos.
Un buen gerente de proyecto ayuda al equipo a desarrollar roles para los miembros, define hitos clave hacia la finalización del proyecto, compila y organiza documentos relacionados con el proyecto y garantiza que los miembros del equipo se mantengan encaminados para completar sus partes del proyecto. Es importante que alguien asuma el papel.
