Si todo es prioridad, nada es prioridad. Trato de repetírmelo, para no caer en las trampas diarias de los pendientes que emergen a cada minuto. Sin embargo, no es fácil identificar qué es una verdadera urgencia que precisa mi atención y acción de las falsas urgencias que surgen de la falta de planificación de otros o de la falta de comunicación precisa. Vivir en “modo bombero” que apaga incendios, moldea equipos de trabajo de cultura reactiva. Esto significa que solo reaccionamos a lo que va pasando, no queda ni tiempo, ni foco, ni energía para la proactividad. Y hoy, en un tiempo en que la experimentación y el cambio constante son necesarios para la continuidad de los negocios, no ser proactivos en la exploración de nuevas formas, mejoras en procesos o ampliación del mercado, tiene un impacto negativo real y directo en los resultados que obtenemos.
Por eso, cómo priorizamos es una decisión cada vez más estratégica que hay que diseñar cuidadosamente. ¿Cómo escaparle al modo reactivo? En primer lugar, tenemos que entender si es un modo crónico o puntual en determinados momentos del año. Para esto hay que reconocer las señales, por ejemplo: ¿Nos encuentran en un estado permanente de agobio y reactividad? ¿Pedimos perdón muy seguido por generar falsas urgencias? ¿Hacemos “trabajo real” fuera del horario laboral seguido? ¿Hemos recibido comentarios sobre nuestra falta de organización? Si alguna o varias de estas preguntas se responde con un sí, es una señal para replanificar nuestras prioridades. En segundo lugar, es importante identificar la fuente de esa supuesta urgencia, ya que a falsa urgencia refleja un deseo genuino de tener éxito, pero a menudo tiene su raíz en la ansiedad. Por falta de confianza en cómo otros van a llegar a un resultado o por tener dificultades en delegar o aceptar modos distintos de resolver de otros, a veces generamos una cascada de falsas urgencias que perpetuamos como modo de interacción. No hace falta aclarar que esto trae malestar hiriendo las relaciones, pero también impacta en la productividad del equipo. Y un tercer consejo es ser muy exigentes al decidir qué será prioridad. La evidencia muestra que priorizamos las tareas con los plazos más cortos, incluso si no son las más importantes. También tendemos a sumar más cosas en vez de restar cuando tratamos de mejorar las situaciones, y somos reacios a abandonar los esfuerzos en los que ya hemos invertido. Y bajo ese estrés, a menudo olvidamos dar un paso atrás para concentrarnos en lo que es más importante. Para eso, crear distancia psicológica puede ayudarnos a mantenernos concentrados en el panorama general. Por ejemplo: “Si imagino que x es dentro de un año, ¿qué es lo más importante que debemos hacer ahora?”. El nuevo contexto de complejidad creciente de los negocios augura nuevas falsas urgencias buscando protagonismo en nuestra agenda. Seamos proactivos y no las dejemos entrar.