Usualmente el último día de diciembre cierran los ejercicios de las Cooperativas. En general esta fecha es la fijada para aquellas abocadas al ámbito del Trabajo, mientras que, en el caso de las Cooperativas Agrícolas, este cierre está relacionado con el fin de la cosecha (en el mes de junio). A partir de ese momento, estas asociaciones tienen por ley un plazo de 4 meses para para presentar toda la documentación en la Dirección de Asociativismo, para quedar habilitadas para llamar a asamblea y estar en regla.
La documentación obligatoria que se requiere tener completa consta de 9 libros, que son los instrumentos documentales que reflejan la vida institucional y económica de estas organizaciones. Son los siguientes:
-Libro de Actas de Asambleas Generales (se anota toda Asamblea Ordinaria y/o Extraordinaria que se lleva a cabo por los asociados, detallando el número de asamblea celebrada, el lugar, fecha y hora de la convocatoria, número de concurrentes, quién preside la reunión, lectura de la resolución que la habilita, síntesis del proceso y acto asambleario, resoluciones adoptadas, votaciones, firma de autoridades y de los asambleístas, entre otros detalles).
-Libro de Asistencia a Asambleas Generales
-Libro de Reuniones del Consejo de Administración (para registrar cada una de las reuniones que llevan a cabo quienes representan legalmente a la Asociación Cooperativa, quiénes participan de las mismas y los temas específicos que se tratan).
-Libro de Asistencia a Reuniones del Consejo de Administración (complementa el Libro de Actas de Reuniones del Consejo de Administración y refleja la participación de los consejeros en éste tipo de reuniones efectuadas).
-Libro de Registro de Asociados (se asienta a todas aquellas personas, que cuenten con las facultades de integrar la cooperativa, según lo establece la Ley de Cooperativas y el Estatuto Social de cada Entidad, como socios fundadores; altas y bajas por renuncias, exclusión o muerte de asociados con sus datos personales completos; si se incrementa o disminuye en número de personas de la entidad, cuotas pagas, entre otros conceptos).
-Libro de Informes del Síndico (el síndico -una persona o representante legal designado para supervisar que se cumplan los objetivos de la cooperativa en cuánto a su administración e interés de los socios- debe dejar asentado en este libro sus informes, observaciones, requerimientos y cualquier otro hecho que considere importante con respecto al funcionamiento de la entidad cooperativa, además de un informe anual puesto a consideración en la Asamblea Ordinaria).
-Libro de Informes de Auditoría (los estados contables deben ser auditados por un contador público externo, matriculado en la jurisdicción de la cooperativa. En este libro constan los informes de Auditoría Anual y los de Auditoría Trimestral que detalle pagos, saldos, deudas y registros presentados en ARCA).
-Libro Diario (es un libro de contabilidad que se utiliza para clasificar la información contable en cuentas con registraciones día por día, como por ejemplo pagos o recepción de dinero por cobros).
-Libro de Inventario y Balances (aquí se registra de forma detallada los bienes con que cuenta la organización -sería el inventario- como también los Estados Contables -Balances- realizados).
Los libros de Actas de Asambleas Generales; de Asistencia a Asambleas Generales; de Reuniones del Consejo de Administración; de Asistencia a Reuniones del Consejo de Administración; de Registro de Asociados, de Informes del Síndico, de Informes de Auditoria son considerados libros sociales, mientras que los de Inventario y Balance y el Diario, son libros contables.
Salvo el libro de Registro de Asociados que tiene un formato especial en columnas, para el resto puede utilizarse un documento con renglones (el ideal para volcar las actas o informes de Síndico o Auditoría) o sencillamente de hojas lisas (para registros contables), ya que allí se puede reflejar la información a mano o a través de fotocopias.
Para que todo este material tenga validez legal, previo a usarlos y llenarlos de información deben pasar por un trámite fundamental en las oficinas de la Dirección de Asociativismo como es que se le coloque en la primera hoja de cada libro un sello de rúbrica que certifica la autoridad de aplicación y aclara a qué cooperativa pertenece, de qué trata ese libro y qué número de libro es. También se deben foliar o numerar cada una de las páginas.
Además del organismo del gobierno de la provincia -que funciona en el ámbito del Ministerio de Familia y Desarrollo Humano, en el primer piso, núcleo 2 del Centro Cívico– dónde deben presentar esta documentación en papel, a nivel nacional se les exige a las cooperativas que eleven copias virtuales de los libros en el sistema TAD (Trámites en Línea) y en la plataforma INAES (Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social, del Ministerio de Capital Humano, que se encarga de regular a todas las cooperativas y mutuales del país).
Como parte de las políticas de Estado, para fomentar el desarrollo de estas entidades asociativas y las actividades económicas que realizan, en muchos casos, se hace entrega de todos estos libros de manera gratuita por parte de la Dirección de Asociativismo.
